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HELENA MEDICAL S.A. NIT: 901.936.916-7 Sitio web: https://www.helenamedical.co
Versión: 1.0 Fecha de entrada en vigencia: 23 de octubre de 2026
1. Identificación del responsable del tratamiento
HELENA MEDICAL S.A., identificada con NIT 901.936.916-7, en adelante HELENA MEDICAL, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecte en desarrollo de sus actividades comerciales y a través de su página web, de conformidad con la legislación vigente en Colombia.
Los datos de contacto de la compañía son los siguientes:
- Razón social: HELENA MEDICAL S.A.
- NIT: 901.936.916-7.
- Dirección: CL 67N 4B 77 AP 303 TO C, Colombia.
- Correo electrónico para consultas y reclamos sobre datos personales: comercial@helenamedical.co.
- Teléfono: +57 316 384 6282.
- Página web: https://www.helenamedical.co.
2. Objeto y alcance
La presente política establece las condiciones bajo las cuales HELENA MEDICAL recolecta, almacena, utiliza, consulta, actualiza, transmite, suprime y, en general, trata datos personales, así como las medidas dispuestas para protegerlos y garantizar los derechos de sus titulares.
Esta política se aplica a los datos personales tratados mediante el sitio web, las cookies y tecnologías similares, los formularios de contacto, los botones de comunicación por WhatsApp, el correo electrónico, las llamadas telefónicas y los demás canales habilitados por la compañía.
Sus disposiciones comprenden la información de usuarios, clientes, clientes potenciales, profesionales de la salud, representantes de instituciones, proveedores, aliados comerciales y demás personas naturales que interactúen con HELENA MEDICAL.
El tratamiento se realizará de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
3. Definiciones
Para efectos de esta política, se adoptan las siguientes definiciones:
Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
Titular: persona natural a quien pertenecen los datos personales objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluida su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades y medios del tratamiento.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales, cuando sea legalmente exigible.
Dato sensible: información cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del titular o generar discriminación, incluidos los datos relativos a la salud y los datos biométricos, conforme a la legislación aplicable.
Cookies: archivos o identificadores que un sitio web puede almacenar en el dispositivo del usuario para permitir determinadas funciones, recordar preferencias o recopilar información sobre la navegación.
Transmisión: tratamiento de datos personales por un encargado por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia.
Transferencia: comunicación de datos personales a otro responsable del tratamiento, ubicado en Colombia o en el exterior.
4. Principios aplicables al tratamiento
HELENA MEDICAL realizará el tratamiento de datos personales conforme a los principios establecidos en la legislación colombiana:
- Legalidad: el tratamiento se sujetará a las disposiciones legales vigentes.
- Finalidad: los datos se utilizarán para propósitos legítimos, específicos e informados al titular.
- Libertad: el tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada cuando corresponda, salvo las excepciones legales.
- Veracidad y calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: el titular podrá conocer la existencia y el uso de sus datos personales.
- Acceso y circulación restringida: el acceso a los datos se limitará a quienes estén autorizados o legalmente facultados.
- Seguridad: se adoptarán medidas razonables para evitar la pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento deberán preservar la reserva de la información cuando corresponda.
5. Datos personales que podrán ser recolectados
HELENA MEDICAL tratará únicamente los datos pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.
5.1. Datos proporcionados directamente por el usuario
Cuando una persona solicite información sobre los productos o servicios de la compañía, podrán recolectarse los siguientes datos, según el canal utilizado:
- Nombre y apellidos.
- Número de teléfono o WhatsApp.
- Dirección de correo electrónico.
- Empresa o institución a la que pertenece.
- Cargo, profesión o especialidad, cuando resulte pertinente.
- Información incluida voluntariamente en mensajes o formularios de contacto.
- Información necesaria para atender una solicitud comercial o contractual.
Los datos concretos dependerán de los campos habilitados y de la información que el usuario decida suministrar.
5.2. Datos obtenidos mediante cookies y tecnologías similares
Durante la navegación por el sitio web podrán recopilarse datos técnicos como dirección IP, identificadores electrónicos, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas, fecha y hora de acceso, preferencias y registros de interacción.
La información efectivamente recolectada dependerá de las cookies y herramientas instaladas y habilitadas en el sitio web.
Cuando estas tecnologías permitan identificar o hacer identificable a una persona, la información será tratada conforme a la legislación aplicable sobre protección de datos personales.
5.3. Datos derivados de la interacción por WhatsApp
Cuando un usuario haga clic en el botón de WhatsApp, podrá ser dirigido a la plataforma correspondiente para iniciar una conversación con HELENA MEDICAL.
El clic, por sí solo, no implica necesariamente que la compañía reciba los datos personales del visitante. Si el usuario envía un mensaje, HELENA MEDICAL podrá tratar la información que este proporcione, incluidos su nombre o identificador disponible, número de teléfono, contenido de los mensajes y datos necesarios para responder a su solicitud.
El uso de WhatsApp también está sujeto a las condiciones y políticas de privacidad del proveedor de dicha plataforma.
5.4. Datos sensibles
HELENA MEDICAL no solicitará rutinariamente datos sensibles, historias clínicas, diagnósticos ni información identificable de pacientes a través de los formularios generales de su sitio web.
Si excepcionalmente se requiere tratar información sensible, se cumplirán las condiciones legales correspondientes, incluida la información sobre el carácter facultativo de su suministro y la obtención de autorización explícita cuando sea exigible.
6. Finalidades del tratamiento
HELENA MEDICAL podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades, según el canal de recolección y la relación con el titular:
- Atender consultas, solicitudes de información, mensajes y formularios enviados a través de la página web.
- Establecer contacto con usuarios que soliciten información sobre la empresa, sus productos o su portafolio comercial.
- Gestionar comunicaciones iniciadas por WhatsApp, correo electrónico, teléfono u otros canales habilitados.
- Suministrar información comercial sobre dispositivos médicos, materiales de osteosíntesis para cirugía de tórax, soluciones relacionadas con el pectus y demás productos que formen parte del portafolio de la compañía.
- Realizar seguimiento a solicitudes, cotizaciones y oportunidades comerciales.
- Gestionar relaciones con clientes, profesionales de la salud, instituciones, proveedores y aliados comerciales.
- Administrar y mejorar el funcionamiento, la seguridad, el contenido y la experiencia de navegación del sitio web.
- Analizar estadísticas de uso del sitio web cuando se encuentren habilitadas herramientas de medición y se cumplan los requisitos legales correspondientes.
- Prevenir accesos no autorizados, detectar incidentes de seguridad y proteger los sistemas de la compañía.
- Atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y regulatorias, así como requerimientos de autoridades competentes.
- Gestionar reclamaciones, ejercer derechos y defender los intereses de la compañía cuando resulte necesario y legalmente procedente.
- Enviar comunicaciones promocionales, novedades del portafolio, invitaciones y demás información comercial, cuando exista autorización o una base jurídica válida para ello.
La compañía no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con las informadas al titular ni recopilará información excesiva para atender una solicitud.
7. Tratamiento de datos mediante cookies
El sitio web de HELENA MEDICAL podrá utilizar cookies propias o de terceros y tecnologías similares para permitir su funcionamiento y, cuando corresponda, analizar la navegación o medir el desempeño de sus contenidos.
Estas tecnologías podrán clasificarse en las siguientes categorías, según las que efectivamente se implementen:
Cookies necesarias: permiten el funcionamiento básico, la seguridad y la prestación de funcionalidades esenciales del sitio web.
Cookies funcionales: permiten recordar preferencias y mejorar determinadas características de navegación.
Cookies analíticas o de rendimiento: permiten obtener información estadística sobre el uso del sitio y evaluar el funcionamiento de sus páginas.
Cookies publicitarias o de seguimiento: pueden utilizarse para medir campañas o mostrar publicidad basada en intereses o comportamiento de navegación.
Las cookies necesarias podrán utilizarse para las funciones técnicas que requiera el sitio. Las cookies no esenciales que requieran consentimiento no se activarán antes de obtenerlo.
El sitio web deberá ofrecer un mecanismo que permita al usuario aceptar, rechazar o configurar las categorías de cookies que requieran consentimiento. La opción de aceptar todas las cookies no deberá ser la única alternativa para continuar navegando.
El usuario podrá modificar sus preferencias mediante el mecanismo habilitado en la página web y, cuando corresponda, a través de la configuración de su navegador.
HELENA MEDICAL informará sobre las categorías de cookies efectivamente utilizadas y, en la medida aplicable, sus finalidades, duración y proveedores.
La aceptación de cookies no equivale a una autorización general para utilizar los datos personales con cualquier finalidad. Los tratamientos adicionales deberán cumplir los requisitos legales correspondientes.
8. Autorización para el tratamiento de datos personales
HELENA MEDICAL solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales cuando así lo exija la ley.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos o electrónicos que permitan consultar y acreditar posteriormente el consentimiento del titular, de acuerdo con la naturaleza del tratamiento.
La compañía conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas, incluyendo, cuando corresponda, la fecha, el canal utilizado, las finalidades informadas y la versión de la política aplicable.
En los formularios de contacto estará disponible un enlace visible a esta política y un mecanismo apropiado para que el titular manifieste su autorización.
La autorización para recibir comunicaciones promocionales deberá distinguirse de la necesaria para atender una solicitud comercial cuando corresponda. La negativa a recibir publicidad no impedirá que HELENA MEDICAL responda a una consulta o cumpla obligaciones legales o contractuales.
En cuanto a las cookies, la compañía habilitará las opciones de consentimiento que resulten aplicables según su naturaleza y finalidad.
La simple navegación, el silencio del usuario o la aceptación de esta política no se considerarán automáticamente autorización para todos los tratamientos que requieran un consentimiento específico.
9. Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea exigible.
- Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
- Solicitar la supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización cuando proceda legalmente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento, conforme a la ley.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable o encargado, según proceda.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes cuando la ley establezca el carácter facultativo de la respuesta.
- Ejercer los demás derechos reconocidos por la Constitución y la legislación colombiana.
Estos derechos podrán ejercerse directamente por el titular, por su representante debidamente acreditado o por las personas legalmente facultadas para ello.
10. Procedimiento para consultas, reclamos y solicitudes
HELENA MEDICAL habilita el correo electrónico comercial@helenamedical.co para recibir consultas, peticiones y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.
El titular también podrá utilizar el teléfono +57 316 384 6282 para solicitar orientación sobre los canales disponibles. La compañía procurará que las solicitudes recibidas por canales informales se remitan al procedimiento de atención correspondiente y queden debidamente registradas.
10.1. Consultas
El titular podrá solicitar información sobre sus datos personales, las finalidades del tratamiento, las autorizaciones existentes y el uso dado a su información.
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible responder en ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
10.2. Reclamos
El titular podrá presentar un reclamo cuando considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, cuando desee solicitar la revocatoria de la autorización o cuando advierta un presunto incumplimiento de las obligaciones legales.
El reclamo deberá contener, como mínimo, la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección o medio para recibir respuesta y los documentos que se quieran hacer valer, cuando correspondan.
Si el reclamo está incompleto, HELENA MEDICAL requerirá al interesado para que subsane las deficiencias dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se aporte la información necesaria, se entenderá que el interesado ha desistido del reclamo, en los términos legales.
Una vez recibido un reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, dentro del término legal correspondiente.
El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no fuera posible atenderlo dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha prevista de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
10.3. Verificación de identidad
HELENA MEDICAL podrá solicitar información razonable para verificar la identidad del titular o la legitimación de quien actúe en su nombre, evitando exigir documentos excesivos o innecesarios.
10.4. Supresión y revocatoria
La supresión de los datos y la revocatoria de la autorización procederán cuando se cumplan las condiciones legales correspondientes.
Estas solicitudes podrán no prosperar cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, una obligación pendiente o una excepción prevista en la ley. En esos casos, HELENA MEDICAL limitará el tratamiento a las finalidades legalmente permitidas.
11. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad
HELENA MEDICAL no recopilará deliberadamente datos personales de niños, niñas y adolescentes mediante sus formularios comerciales generales, ni solicitará información clínica de pacientes que no sea necesaria para una finalidad legítima y legalmente permitida.
Cuando excepcionalmente se requiera tratar datos sensibles, incluidos los relativos a la salud, la compañía cumplirá las condiciones especiales previstas en la legislación, informará al titular sobre el carácter sensible de la información y obtendrá autorización explícita cuando corresponda.
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo se realizará cuando esté legalmente permitido, respete su interés superior y sus derechos fundamentales, y se cumplan los requisitos de autorización y representación que resulten aplicables.
12. Transmisión y transferencia de datos personales
HELENA MEDICAL podrá permitir el acceso a datos personales por parte de proveedores y terceros cuando resulte necesario para cumplir las finalidades informadas y exista una base jurídica válida.
Estos terceros podrán incluir proveedores de alojamiento web, correo electrónico, formularios, servicios de mensajería, mantenimiento tecnológico, seguridad informática, analítica web y demás servicios que efectivamente se utilicen.
Cuando un tercero actúe como encargado del tratamiento, la compañía establecerá las condiciones contractuales y las instrucciones necesarias para delimitar las finalidades, el alcance del tratamiento, las obligaciones de confidencialidad y las medidas de seguridad.
Si los datos se transmiten o transfieren fuera de Colombia, HELENA MEDICAL verificará y cumplirá las condiciones legales aplicables, incluidas las reglas sobre transmisión internacional, transferencias a otros responsables y niveles adecuados de protección.
El uso de proveedores tecnológicos extranjeros no elimina las obligaciones de la compañía frente a los titulares ni constituye, por sí solo, autorización para compartir datos personales sin cumplir la ley.
13. Seguridad y confidencialidad
HELENA MEDICAL adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables y proporcionales para proteger los datos personales frente a pérdida, adulteración, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizados.
Estas medidas podrán incluir controles de acceso, gestión de permisos, contraseñas seguras, copias de respaldo, actualización de sistemas, revisión de proveedores, compromisos de confidencialidad y procedimientos para gestionar incidentes.
El acceso a la información se limitará a las personas que lo requieran para cumplir sus funciones y las finalidades legalmente permitidas.
En caso de un incidente que pueda comprometer datos personales, la compañía evaluará su alcance, adoptará medidas para contenerlo y reducir sus efectos, documentará lo ocurrido y realizará las notificaciones legalmente exigibles.
HELENA MEDICAL gestionará los riesgos de seguridad de manera diligente, sin que ello implique garantizar la ausencia absoluta de riesgos en internet o en los sistemas tecnológicos.
14. Conservación y supresión de los datos
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y atender las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, regulatorias o de defensa jurídica aplicables.
Cuando desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista un deber legal o una razón legítima para conservar la información, HELENA MEDICAL procederá a su supresión, anonimización o aplicación de medidas equivalentes, según corresponda.
La supresión no será automática por la sola terminación de una relación comercial cuando existan obligaciones pendientes o deberes legales de conservación.
La vigencia de las bases de datos estará vinculada a las finalidades para las que fueron creadas y a los períodos de conservación que resulten aplicables conforme a la legislación.
15. Enlaces y servicios de terceros
El sitio web podrá incluir enlaces a páginas externas, redes sociales, plataformas de mensajería u otros servicios administrados por terceros.
Estos servicios pueden contar con sus propias políticas de privacidad y mecanismos de recolección de información. HELENA MEDICAL recomienda revisar dichas políticas antes de proporcionar datos personales.
Esta disposición no excluye las obligaciones que correspondan a HELENA MEDICAL cuando integre herramientas de terceros en su sitio web o determine finalidades relacionadas con los datos obtenidos a través de ellas.
16. Comunicaciones comerciales
HELENA MEDICAL podrá utilizar los datos de contacto para responder consultas, gestionar solicitudes y realizar seguimiento a las interacciones comerciales iniciadas por los usuarios.
El envío de publicidad, novedades del portafolio, invitaciones y otras comunicaciones promocionales se realizará cuando exista autorización o una base jurídica válida, de acuerdo con la legislación aplicable.
El titular podrá solicitar que cesen las comunicaciones promocionales a través de comercial@helenamedical.co o mediante los mecanismos de cancelación habilitados en cada comunicación.
La solicitud será atendida dentro de los términos legales correspondientes. La oposición a recibir publicidad no impedirá las comunicaciones estrictamente necesarias para cumplir obligaciones legales o contractuales, cuando estén debidamente justificadas.
17. Modificaciones de la política
HELENA MEDICAL podrá modificar esta política para reflejar cambios normativos, tecnológicos, operativos o en sus actividades de tratamiento de datos personales.
Las modificaciones sustanciales serán comunicadas oportunamente a los titulares a través del sitio web u otros medios apropiados, conforme a las exigencias legales. Cuando un cambio de finalidad requiera una nueva autorización, esta será solicitada antes de realizar el tratamiento correspondiente.
La versión vigente estará disponible en https://www.helenamedical.co.
18. Vigencia
La presente política entra en vigencia el 23 de octubre de 2026 y será aplicable mientras HELENA MEDICAL realice tratamiento de datos personales sujeto a sus disposiciones.
Las bases de datos se conservarán durante los períodos necesarios para cumplir sus finalidades y los plazos establecidos por la legislación aplicable.
La compañía actualizará esta política cuando resulte necesario y publicará la versión vigente en su sitio web.
19. Legislación aplicable y autoridad de protección de datos
Esta política se interpreta conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones aplicables.
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad competente para ejercer las funciones de vigilancia y control que le atribuye la ley en materia de protección de datos personales.
Los titulares podrán presentar quejas ante dicha autoridad una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante HELENA MEDICAL o el encargado correspondiente, según las reglas legales aplicables.
20. Autorización para el tratamiento de datos personales en formularios web
Autorizo de manera previa, expresa e informada a HELENA MEDICAL S.A., identificada con NIT 901.936.916-7, para recolectar, almacenar, utilizar y tratar mis datos personales con la finalidad de gestionar y responder mi solicitud, contactarme y realizar el seguimiento comercial correspondiente, de conformidad con su Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
Declaro que conozco mis derechos a conocer, actualizar y rectificar mis datos, solicitar prueba de la autorización, conocer su uso y solicitar su supresión o la revocatoria de la autorización cuando legalmente proceda.
Puedo consultar la política completa en https://www.helenamedical.co y presentar consultas o reclamos mediante el correo comercial@helenamedical.co.
Autorización opcional para comunicaciones comerciales
Autorizo a HELENA MEDICAL S.A. para enviarme información comercial y promocional sobre sus productos, novedades, eventos y actividades, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas o WhatsApp. Entiendo que puedo retirar esta autorización para comunicaciones promocionales en cualquier momento, sin que ello afecte la atención de mis solicitudes.
